L'Université TÉLUQ privilégie l'utilisation du courriel comme moyen pour dispenser des services de qualité à sa population étudiante. Pour garantir le succès d'un tel service, elle met à leur disposition un système de messagerie électronique.

1 Adresse et services de courriel

1.1 Attribution des adresses de courriel

L'Université TÉLUQ octroie automatiquement une adresse de courriel officielle aux étudiants admis.

1.2 Caractère officiel de l'adresse de courriel

L'adresse de courriel octroyée par l'Université TÉLUQ aux étudiants est reconnue comme un mode de communication officiel avec ces derniers. Lorsque l'Université désire transmettre des informations par courriel, seule l'adresse de courriel officielle est utilisée.

1.3 Format de l'adresse de courriel

L'adresse de courriel officielle et normalisée possède le format suivant :

Nom.Prénom(nn)@univ.teluq.ca

où « nn » est un nombre entier facultatif permettant de distinguer les individus ayant le nom et le prénom identiques.

Cette adresse est fixe et ne peut être modifiée par son détenteur.

De plus, l'Université TÉLUQ n'est pas responsable des redirections possibles vers d'autres adresses de courriel privées de l'étudiant.

1.4 Vie utile de l'adresse de courriel

L'adresse de courriel demeure active :

  1. tant que l'étudiant est considéré comme actif au sens des règles et procédures en vigueur à l'Université TÉLUQ;
  2. par la suite, tant que sa période d'inutilisation ne cumule pas 12 mois;
  3. après cette période d'inutilisation de 12 mois, l'Université TÉLUQ se réserve le droit de détruire le compte et la boîte de courriel.

2 Obligations et responsabilités

2.1 Université TÉLUQ

L'Université TÉLUQ assure le soutien et la gestion du système de courriel qui prend en considération les besoins de communication avec les étudiants. Elle se réserve toutefois le droit d'imposer des restrictions aux utilisateurs des services de courriel offerts lorsque la situation l'exige.

2.2 Détenteur de l'adresse de courriel

Chaque utilisateur des services de courriel de l'Université TÉLUQ doit :

  1. acquérir les habiletés minimales lui permettant de gérer son courriel;
  2. garder confidentiel son mot de passe. Il doit changer son mot de passe au besoin ou s'il a des raisons de croire que celui-ci est connu par un tiers;
  3. prendre régulièrement connaissance des courriels reçus;
  4. faire la gestion des messages reçus afin d'éviter que leur accumulation dans la boîte de courriel n'empêche la réception de nouveaux messages;
  5. respecter, lorsque requis, le caractère confidentiel des informations transmises ou recueillies par courriel;
  6. collaborer afin de faciliter l'identification et la correction de problèmes affectant la gestion ou la sécurité des services de courriel;
  7. éviter tout comportement non éthique, nocif ou malveillant que ce soit volontairement ou par négligence;
  8. ne pas propager du matériel pornographique;
  9. ne pas propager du matériel utilisant un langage injurieux, malveillant, haineux ou discriminatoire ainsi que toute forme de harcèlement, de menace ou de diffamation;
  10. ne pas utiliser des actifs informationnels de l'Université TÉLUQ à des fins commerciales, non autorisées ou illicites;
  11. respecter les droits de propriété intellectuelle, notamment les droits d'auteur des tiers et des ententes contractuelles avec les fournisseurs;
  12. dégager l'Université TÉLUQ de toute responsabilité quant à l'utilisation illégale du service de courriel.

3 Listes d'adresses de courriel des étudiants

L'Université TÉLUQ autorise la confection de listes d'adresses de courriel des étudiants, le tout en respect de la Loi canadienne anti-pourriel ainsi que de la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

L'utilisation de ces listes est régie par les principes suivants :

  1. le personnel professoral et d'encadrement peut utiliser des listes d'adresses des étudiants inscrits dans leurs activités pédagogiques;
  2. les directions de programme, des départements, et la direction de l'Université TÉLUQ peuvent utiliser de telles listes dans le cadre de leurs fonctions universitaires;
  3. l'Université TÉLUQ peut permettre à son personnel d'utiliser une liste à la condition que cet usage soit coordonné par une personne en autorité ou par le détenteur de la liste d'adresses de courriel;
  4. toute entité (par exemple : personne, organisme ou association) autre que celles qui viennent d'être énumérées peut utiliser des listes d'adresses de courriel d'étudiants sous les conditions suivantes :
    1. faire une demande et la justifier auprès du Secrétariat général et à la gouvernance; qui doit s'assurer qu'elle respecte la Loi canadienne anti-pourriel ainsi que la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
    2. effectuer une communication uniquement dans le cadre de la réalisation d'activités en lien avec la mission de l'Université TÉLUQ.

4 Vérification du courriel

Aucune vérification du contenu d'un compte de courriel ne peut être effectuée sans l'autorisation du détenteur du compte.

Toutefois, le droit à la confidentialité du détenteur d'un compte de courriel relativement au contenu des messages qui lui sont destinés, qu'il conserve ou qu'il transmet ne s'applique pas dans les situations suivantes :

  1. lorsque l'Université TÉLUQ a des raisons sérieuses et suffisantes de croire qu'un utilisateur utilise le système de courriel, les équipements informatiques ou le réseau informatique et de télécommunications de l'Université en contravention aux lois ou aux politiques, aux conventions, ou aux règlements universitaires. Dans de telles circonstances, si des vérifications du contenu des courriels sont nécessaires, elles sont effectuées par un comité de surveillance et d'intervention conformément à la procédure décrite à la section 5 « Mesures d'urgence et de sécurité ».
  2. en cas de force majeure et lorsqu'un détenteur de compte de courriel ne peut être rejoint en vue d'obtenir une information essentielle à la poursuite ou à la réalisation des activités universitaires, à la correction d'un problème de nature technique ou si cela est requis par un impératif de sécurité. Le détenteur du compte de courriel doit être informé de cette action dans des délais raisonnables;
  3. lorsque l'Université TÉLUQ est tenue de collaborer avec des représentants de la loi dans le cadre d'une enquête.

5 Mesures d'urgence et de sécurité

5.1 Vérification

Afin d'assurer la sécurité des données institutionnelles et des équipements, des vérifications peuvent être effectuées à l'initiative du directeur du Service des technologies de l'information dans le respect des règles d'utilisation et des critères de la présente politique. Celui-ci doit veiller, en particulier, à appliquer les mesures de vérifications approuvées par le Comité de surveillance et d'intervention.

Sauf en cas d'urgence manifeste, une vérification des systèmes d'information et des équipements informatiques et de télécommunications, pour des raisons techniques, qui nécessiterait la lecture des informations personnelles et privées d'un utilisateur, ne peut être effectuée que par des personnes autorisées, dans le cadre de leurs fonctions, après avoir prévenu la personne concernée et lui avoir donné le temps de préserver ces informations.

Une vérification des informations personnelles d'un utilisateur ou de l'utilisation qu'il fait des équipements ne peut être effectuée sans aviser ce dernier que si l'Université TÉLUQ a des raisons sérieuses et suffisantes de croire que l'utilisateur utilise les systèmes d'information, équipements ou réseaux en contravention aux lois ou à la réglementation de l'Université TÉLUQ en matière de sécurité. La vérification est alors faite sous la gouverne du Comité de surveillance et d'intervention qui émet des recommandations sur la façon de corriger la situation au directeur des affaires administratives, lequel prendra les mesures nécessaires.

5.2 Comité de surveillance et d'intervention

Rôle

Le Comité de surveillance et d'intervention étudie toute plainte ou cas qui lui est soumis et décide, s'il y a lieu, des sanctions à appliquer, sauf pour les cas de plagiat ou de fraude dans un cours ou une activité d'enseignement créditée. La décision de ce comité est finale et sans appel. Elle est communiquée à toute personne concernée par le secrétaire du Comité.
Toute personne qui fait l'objet d'une plainte ou d'un cas soumis au Comité de surveillance et d'intervention a le droit de se faire entendre.

Le Comité de surveillance et d'intervention siège à huis clos. Les membres du Comité déterminent leur mode de fonctionnement. Le Comité de surveillance et d'intervention a également pour rôle de définir et de mettre en application les mesures de vérification relatives à la sécurité des systèmes d'information de l'Université TÉLUQ.

Code de conduite du Comité

En plus des exigences de confidentialité qui découlent de l'exercice de leurs fonctions, les membres du Comité de surveillance et d'intervention doivent prendre les mesures pour s'assurer, lors d'une vérification, qu'il n'y aura pas atteinte indue au droit à la sécurité et à la dignité de l'utilisateur, ainsi qu'au respect de son nom, de sa réputation et de sa vie privée.

Composition

Le Comité de surveillance et d'intervention est composé du directeur des ressources matérielles qui est responsable de la sécurité de l'établissement, du directeur du Service des technologies de l'information, d'un membre du personnel représentant des utilisateurs et désigné par la Direction des affaires académiques et du secrétaire général ou de son mandataire qui agit à titre de secrétaire du Comité. Le Comité peut faire appel aux services d'experts techniques lorsque nécessaire. Le Comité de surveillance et d'intervention, dans son rôle de vérification des mesures de sécurité, relève directement du directeur des affaires administratives.

5.3 Plan de relève

L'Université TÉLUQ doit disposer de mesures d'urgence, consignées par écrit et éprouvées, pour assurer la remise en service des équipements informatiques et de télécommunications considérés comme essentiels en cas de panne majeure (ex. incendie, panne électrique prolongée, inondation, terrorisme, etc.).

Tout gestionnaire assumant la gestion ou la mise à jour d'un système d'information doit disposer de mesures de relève afin d'assurer les services essentiels en cas de panne majeure locale. Ces mesures sont consignées dans le plan de relève de l'Université TÉLUQ.

6 Sanctions

Tout contrevenant aux présentes conditions d'utilisation et à la réglementation en découlant est passible, en plus des pénalités prévues à la loi, des sanctions suivantes :

  1. Annulation et exclusion des services offerts par la direction des services de l'informatique et des télécommunications, en totalité ou en partie;
  2. Remboursement à l'Université TÉLUQ de toute somme que cette dernière serait dans l'obligation de défrayer à la suite d'une utilisation non autorisée, frauduleuse ou illicite de ses services ou équipements informatiques et de télécommunication;
  3. Mesures disciplinaires ou autres sanctions prévues dans la réglementation de l'Université TÉLUQ;
  4. Toute autre mesure prévue aux conventions collectives de travail et protocoles en vigueur.

7 Intégrité des courriers électroniques

7.1 Virus informatiques

Des mécanismes de détection et d'éradication des virus informatiques et autres codes malicieux sont activés à l'entrée et à la sortie du réseau informatique et de télécommunication de l'Université TÉLUQ afin de réduire le risque que de tels agents n'infectent ou ne compromettent les postes informatiques des utilisateurs.

Tout message ne pouvant être désinfecté est systématiquement détruit. Cependant, lorsqu'un message infecté est détruit, l'envoyeur est automatiquement informé par courriel du message qui a été détruit et de la raison de cette action.

7.2 Courriels indésirables

Des dispositifs sont utilisés afin d'empêcher la diffusion des courriels indésirables ou non sollicités. Toutefois, en raison des mécanismes d'analyse utilisés par les logiciels de détection de courriels indésirables, il est possible à l'occasion que des courriels valides soient détruits ou mis en quarantaine. Des vérifications régulières sont effectuées afin d'éviter de telles situations et d'ajuster sur une base régulière les paramètres d'analyse de l'information.

8 Copie de sauvegarde

Une copie de sauvegarde des messages qui résident sur le serveur de courriel est prise sur une base continue et est conservée pour une période de deux mois.